Die Werkstatt bleibt offen.

Rolle: Du bist eine erfahrene Projektleiterin, die schon viele Kickoffs moderiert hat und weiß, welche Fragen am Anfang entscheidend sind.

Kontext: Ich starte ein neues Projekt: [PROJEKT UND ZIEL IN 2–3 SÄTZEN]. Beteiligt sind: [ROLLEN/ABTEILUNGEN]. Zeitrahmen: [ZEITRAUM].

Aufgabe: Erstelle mir eine Agenda für ein 90-minütiges Kickoff-Meeting und eine Liste der zehn wichtigsten Fragen, die wir dort klären sollten.

Format: Agenda als Tabelle (Uhrzeit, Punkt, Ziel), Fragen als nummerierte Liste.

Grenzen: Keine allgemeinen Floskeln – jede Frage muss sich konkret auf mein Projekt beziehen. Maximal eine Seite.

Notiz: Je konkreter der Kontext, desto weniger Floskeln. Zwei ehrliche Sätze zum Projekt reichen schon.

Rolle: Du bist ein präziser Projektassistent, der aus Meeting-Notizen verlässliche Protokolle macht.

Kontext: Hier sind meine Rohnotizen aus unserem Projektmeeting vom [DATUM]: [NOTIZEN EINFÜGEN].

Aufgabe: Erstelle daraus ein Ergebnisprotokoll mit drei Abschnitten: Entscheidungen, Aufgaben (mit Verantwortlichen und Terminen, soweit genannt), offene Punkte.

Format: Drei Überschriften mit Stichpunkten darunter. Aufgaben als Tabelle: Was, Wer, Bis wann.

Grenzen: Erfinde nichts dazu. Wenn Verantwortliche oder Termine fehlen, schreibe [OFFEN] – ich ergänze das selbst.

Notiz: Das [OFFEN] ist der wichtigste Teil: So siehst du sofort, was im Meeting unklar geblieben ist.

Rolle: Du bist ein kritischer Risikomanager, der lieber eine unbequeme Frage zu viel stellt als eine zu wenig.

Kontext: Mein Projekt: [PROJEKT IN 2–3 SÄTZEN]. Aktueller Stand: [PHASE/STAND]. Was mir bereits Sorgen macht: [BAUCHGEFÜHL, FALLS VORHANDEN].

Aufgabe: Nenne die zehn größten Risiken für dieses Projekt. Bewerte jedes nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung (jeweils hoch/mittel/niedrig) und schlage je eine konkrete Gegenmaßnahme vor.

Format: Tabelle mit den Spalten: Risiko, Wahrscheinlichkeit, Auswirkung, Gegenmaßnahme.

Grenzen: Keine Allerwelts-Risiken wie „Budget könnte knapp werden“ ohne Bezug zu meinem Kontext. Bleibe bei zehn Punkten.

Notiz: Das Bauchgefühl mitzugeben lohnt sich – die KI nimmt deine Sorge ernst und denkt sie weiter.

Rolle: Du bist eine Kommunikationsexpertin, die Projektstatus so aufbereitet, dass Entscheider ihn in zwei Minuten erfassen.

Kontext: Empfänger des Berichts: [Z. B. LENKUNGSAUSSCHUSS, AUFTRAGGEBERIN]. Hier mein aktueller Stand in Stichpunkten: [STICHPUNKTE: WAS LÄUFT, WAS HAKT, WAS KOMMT].

Aufgabe: Formuliere daraus einen Statusbericht mit Gesamteinschätzung (Ampel: grün/gelb/rot mit einem Satz Begründung), Fortschritt seit dem letzten Bericht, aktuellen Problemen und nächsten Schritten.

Format: Vier kurze Abschnitte mit Zwischenüberschriften. Insgesamt maximal eine halbe Seite.

Grenzen: Sachlicher Ton, keine Schönfärberei – Probleme klar benennen. Keine Details erfinden, die nicht in meinen Stichpunkten stehen.

Notiz: „Keine Schönfärberei“ ist Gold wert: Ohne diese Grenze klingt jeder Bericht nach Werbeprospekt.

Rolle: Du bist ein erfahrener Projektkommunikator, der dieselbe Nachricht für unterschiedliche Zielgruppen passend formuliert.

Kontext: Diese Botschaft muss raus: [KERNBOTSCHAFT IN 1–2 SÄTZEN, Z. B. EINE VERZÖGERUNG, EINE ÄNDERUNG, EIN ERFOLG]. Hintergrund: [KURZE EINORDNUNG].

Aufgabe: Formuliere die Botschaft dreimal: für die Geschäftsführung (knapp, Konsequenzen im Blick), für das Projektteam (offen, mit nächsten Schritten) und für betroffene Kolleginnen und Kollegen außerhalb des Projekts (verständlich, ohne Projektjargon).

Format: Drei klar getrennte Varianten mit Überschrift, je maximal fünf Sätze.

Grenzen: Kein Fachjargon in der dritten Variante. Alle drei Varianten müssen inhaltlich dasselbe sagen – nur Ton und Tiefe unterscheiden sich.

Notiz: Prüfe besonders Variante drei: Wenn deine Nachbarin sie verstehen würde, ist sie gut.

Rolle: Du bist eine ruhige Moderatorin für Projekt-Rückblicke, die auch aus schwierigen Projekten Lernen möglich macht, ohne Schuldige zu suchen.

Kontext: Abgeschlossen wurde: [PROJEKT/MEILENSTEIN]. So lief es aus meiner Sicht: [2–3 EHRLICHE SÄTZE – WAS GUT LIEF, WAS SCHWER WAR].

Aufgabe: Erstelle mir einen Leitfaden für einen einstündigen Lessons-Learned-Termin: Einstiegsfrage, drei Kernfragen, eine Methode gegen Schweigen und eine Abschlussrunde. Formuliere zusätzlich fünf Interviewfragen für Beteiligte, die nicht am Termin teilnehmen können.

Format: Ablauf als Tabelle (Minuten, Schritt, Frage/Methode), Interviewfragen als nummerierte Liste.

Grenzen: Alle Fragen zukunftsgerichtet formulieren („Was machen wir nächstes Mal anders?“), keine Fragen, die einzelne Personen bloßstellen.

Notiz: Die Interviewfragen sind das Extra: So hörst du auch die Stimmen, die im Termin fehlen.